Selvstændig med ansatte: når en medarbejder går på barsel

Når en ansat går på barsel, skal du som arbejdsgiver indberette orloven i NemRefusion, og betaler du løn under fraværet, kan du få refusion fra to steder: barselsdagpenge fra Udbetaling Danmark (højst 137,43 kr. i timen i 2026) og et tillæg fra Barsel.dk eller en anden barselsfond. Fra 1. juli 2026 kan du samlet få op til 248,52 kr. i timen via Barsel.dk-ordningen. Om du skal betale løn, afhænger af funktionærloven, overenskomsten og kontrakten.

Guiden er skrevet til dig, der driver enkeltmandsvirksomhed, I/S eller ApS og har ansatte. Skal du selv på barsel, så læs barsel som selvstændig og Barsel.dk for selvstændige. Reglerne gælder børn født eller modtaget 2. august 2022 eller senere, og satserne er 2026-satser. Den ansattes side af sagen står i barsel med løn.

Orlov, barselsdagpenge og løn: hvem har ret til hvad?

• Orlov: Din medarbejder har ret til fravær efter barselsloven. Det kan du ikke afslå, og retten afhænger ikke af anciennitet.
• Barselsdagpenge: Medarbejderen har ret til barselsdagpenge fra Udbetaling Danmark, hvis beskæftigelseskravet er opfyldt: mindst 160 timer i de seneste 4 afsluttede kalendermåneder og mindst 40 timer i mindst 3 af dem.
• Løn: Retten til løn følger af funktionærloven, en overenskomst eller kontrakten. Betaler du løn, får du de barselsdagpenge, medarbejderen ellers ville have fået, som refusion.

Refusion forudsætter, at medarbejderen selv opfylder betingelserne for barselsdagpenge. Er en nyansat ikke oppe på 160 timer, kan du betale løn uden at få refusion fra Udbetaling Danmark.

Skal du betale løn under barsel?

Funktionærer: Er medarbejderen funktionær, har hun efter funktionærloven § 7 ret til halv løn fra orlovens start til 14 uger efter fødslen. Orloven anses for begyndt senest 4 uger før forventet fødsel. Er hun uarbejdsdygtig på grund af graviditeten før det, har hun ret til fuld løn. Opsiges hun før eller under perioden, har hun ret til fuld løn i opsigelsesperioden. Reglen gælder kun mor. Fædre og medmødre har ingen lovbestemt ret til løn.

Overenskomst: Er virksomheden omfattet af en overenskomst, giver den ofte mere. I DI-overenskomster får mor fx fuld løn fra 4 uger før til 10 uger efter fødslen, far eller medmor fuld løn i 2 uger, og derefter er der øremærkede lønuger og 7 deleuger. Lønretten kræver typisk 9 måneders anciennitet ved forventet fødsel. Har du en overenskomst, så læs den eller spørg din arbejdsgiverforening.

Kontrakt: Har du lovet løn under barsel i ansættelseskontrakten eller en personalehåndbog, gælder det.

Ingen af delene: Er medarbejderen hverken funktionær eller dækket af overenskomst eller kontrakt med løn, skal du ikke betale løn. Medarbejderen søger så selv barselsdagpenge, men du skal stadig indberette orloven.

Uanset om der er løn: Skal medarbejderen til forebyggende graviditetsundersøgelser i arbejdstiden, har hun ret til fravær, og her betaler du barselsdagpenge uden refusion.

Refusion fra Udbetaling Danmark

Ifølge virk.dk’s vejledning til arbejdsgivere gælder:

• Højst 137,43 kr. i timen i 2026, svarende til 5.085 kr. om ugen for en fuldtidsansat på 37 timer. Er medarbejderens timeløn lavere, gælder den faktiske timeløn.
• Aldrig mere end lønnen. Refusionen er højst de barselsdagpenge, medarbejderen ellers ville have fået, og højst den løn, du udbetaler (barselsloven § 39).
• Timelønnen beregnes ud fra gennemsnittet i de seneste 3 afsluttede kalendermåneder før første orlovsdag, ud fra det, du har indberettet til Skattestyrelsen. Feriegodtgørelse, søgnehelligdagsbetaling, pension, ATP og AM-bidrag regnes ikke med.
• Ansat under 8 uger: Du indberetter den aftalte løn, som så bruges.
• Ingen fast arbejdstid: Der beregnes ud fra seneste afsluttede måned. Medarbejderen kan bede om en beregning over 3 måneder.
• Tillæg: Fra 5. januar 2026 gives et tillæg til refusionen på 2,1 % (2,4 % fra 4. januar 2027). En del af refusionen går til pension (OP).
• Søgnehelligdage tæller som orlovsdage, og du får refusion for dem, når du betaler løn.

Godkendt refusion udbetales senest 8 uger efter, at Udbetaling Danmark har modtaget anmodningen.

Refusion fra Barsel.dk og andre barselsfonde

Alle private arbejdsgivere er med i Barsel.dk, medmindre alle ansatte er dækket af en anden godkendt barselsordning. Er nogle ansatte dækket af en anden ordning, er du delvist omfattet og betaler kun for resten.

Bidraget

Ifølge virk.dk om bidraget beregnes det ud fra det ATP-bidrag, du indberetter. Et fuldt ATP-bidrag på 891 kr. for et kvartal udløser 550 kr. Har du fx indberettet 2.673 kr. i ATP for kvartalet, svarer det til 3 fuldtidsansatte og 1.650 kr. i bidrag. Elever under 25 år, der er registreret hos AUB, tæller ikke med.

Betaler du ikke til tiden, kan Barsel.dk modregne i senere refusion.

Refusionssatser fra 1. juli 2026

Barsel.dk tager den timeløn, Udbetaling Danmark har beregnet, og lægger 12,5 % oveni for feriepenge. Ifølge Barsel.dk’s vejledning for private arbejdsgivere gælder:

• Ved en timeløn på 122,16 kr. eller derunder gives ingen Barsel.dk-refusion.
• Den højeste sats kræver en timeløn på mindst 220,91 kr. Lægges 12,5 % til (27,61 kr.), bliver det 248,52 kr.
• Refusion gives højst for 37 timer om ugen, også hvis medarbejderen arbejder flere steder.

Regneeksempler

Eksemplet med 186 kr. og 220,91 kr. er Barsel.dk’s eget. Eksemplet med 120 kr. er beregnet ud fra reglerne. Tallene er før tillægget fra Udbetaling Danmark, og refusionen kan aldrig overstige den løn, du betaler. Betaler du halv løn efter funktionærloven, så regn med, at refusionen begrænses af den lavere løn, og spørg Barsel.dk, hvis du er i tvivl om din sag.

Hvor mange uger giver Barsel.dk refusion?

For børn født 1. juli 2025 eller senere:

For børn født 1. januar 2024 til 30. juni 2025 er der 22 delte uger. Kommer barnet 1 uge før termin, giver det 3 uger før fødslen, og 1 uge efter termin giver 5. Fællesugerne fordeles mellem forældrenes arbejdsgivere ud fra, hvornår forældrene faktisk holder orlov. Ved tvillinger eller flere gives ingen ekstra uger. Ved sorgorlov kan der gives refusion i op til 26 uger pr. forælder, højst 38 uger i alt.

DA Barsel

Er din virksomhed medlem af DI eller en anden DA-organisation og har overenskomst, er dine ansatte typisk dækket af DA Barsel i stedet. Ifølge Dansk Industri er bidraget 549 kr. pr. kvartal fra 1. april 2026, og refusionsloftet er 257,06 kr. i timen inkl. barselsdagpenge fra 1. marts 2026. Industriens Barselsfond er lukket, og virksomhederne blev overført til DA Barsel fra 1. oktober 2025. Spørg din arbejdsgiverorganisation om de konkrete regler for dine ansatte.

Sådan søger du refusion i NemRefusion

Der er ingen særskilt ansøgning til Barsel.dk. Barsel.dk får automatisk besked fra Udbetaling Danmark og udbetaler til din NemKonto én gang i kvartalet, bagud ved udgangen af måneden efter kvartalets afslutning.

1. Indberet orloven som en ny sag i NemRefusion. Det skal du altid, også hvis du ikke betaler løn. Det kan tidligst ske på medarbejderens første orlovsdag. Du oplyser fraværsårsag, første fraværsdag, timetal og lønforhold.
2. Betaler du ikke løn, eller stopper lønnen undervejs, så indberet lønstop. Det kan tidligst ske den dag, lønudbetalingen stopper. Medarbejderen kan ikke søge barselsdagpenge, før du har indberettet.
3. Går du fra fuld til halv løn, afslutter du orloven den sidste dag med fuld løn og indberetter på ny som “halv løn under orlov”.
4. Søg refusion måned for måned, kvartalsvis eller efter endt barsel.
5. Meld ændringer: delvis genoptagelse af arbejdet (refusionen nedsættes), ferie under orloven og ændringer i graviditetsbetinget sygefravær.

Frister

Barselsloven § 40 siger, at en orlovsperiode regnes for udløbet, når der i 1 uge ikke har været refusionsberettiget fravær. Søger du for sent, bortfalder retten til refusion for perioden. Dispensation kan søges i særlige tilfælde, fx ved større driftsforstyrrelser i NemRefusion.

Ferie under barsel skal aftales med dig og indberettes. Holder medarbejderen ferie en hel kalenderuge, stopper orloven, og du skal indberette den igen bagefter og søge refusion på ny.

Varsling og planlægning

Medarbejderen skal varsle dig. Mor skal oplyse forventet fødselstidspunkt senest 3 måneder før, og far eller medmor skal varsle orlov i de første 10 uger senest 4 uger før forventet fødsel. Orlov efter 10. uge varsles inden 6 uger efter fødslen. Se alle frister i varsling af barsel.

Brug varslingsperioden til at planlægge vikar, overlevering og løn. Vil I sammen overblikke datoerne, kan I bruge barselskalenderen, graviditetsorlov-beregneren og barselsplanneren.

Ansættelsesretlig beskyttelse kort

Ligebehandlingsloven forbyder at afskedige eller på anden måde behandle en medarbejder mindre gunstigt, fordi hun eller han er gravid, holder barsel eller har varslet orlov.

• Omvendt bevisbyrde: Afskediger du under graviditet, orlov eller i varslingsperioderne, skal du bevise, at afskedigelsen ikke skyldes graviditeten eller orloven (§ 16, stk. 4).
• Begrundelse: Medarbejderen kan kræve en skriftlig og fyldestgørende begrundelse.
• Følger: Afskedigelsen kan underkendes, eller du kan blive pålagt en godtgørelse.
• Efter orloven gælder delt bevisbyrde.

Overvejer du en afskedigelse i den periode, så få juridisk rådgivning først, fx hos din arbejdsgiverorganisation eller advokat. Mere om ferie og opsigelse står i barsel, ferie, pension og opsigelse.

Tjekliste for arbejdsgiveren

• Find ud af, om medarbejderen er funktionær, og om I har overenskomst.
• Tjek kontrakt og personalehåndbog for løn under barsel.
• Tjek, om dine ansatte er dækket af Barsel.dk eller af DA Barsel eller en anden ordning.
• Bekræft varslet skriftligt, og noter fristerne.
• Beslut, hvilke perioder der betales løn i, og om det er hel eller halv løn.
• Indberet orloven i NemRefusion på første orlovsdag.
• Indberet lønstop, når lønnen stopper, så medarbejderen kan søge.
• Søg refusion senest 8 uger efter sidste lønnede orlovsdag.
• Træk A-skat og AM-bidrag af lønnen som normalt. Refusionen må ikke modregnes i medarbejderens løn.
• Afklar pension og ferie under orloven ud fra overenskomst og kontrakt.
• Hold øje med refusionen fra Barsel.dk i kvartalet efter.

Typiske faldgruber

• At glemme at indberette orloven, når der ikke betales løn. Så kan medarbejderen ikke søge barselsdagpenge.
• At indberette for tidligt. Orloven kan tidligst indberettes på første orlovsdag, og lønstop tidligst den dag lønnen stopper.
• At overse 8-ugersfristen. For sent søgt refusion er tabt for perioden.
• At tro, at Barsel.dk skal søges særskilt. Den kommer automatisk via Udbetaling Danmark.
• At forvente fuld dækning af lønnen. Refusionen har et loft på 248,52 kr. i timen via Barsel.dk og gives kun i et begrænset antal uger.
• At forvente refusion for en nyansat, der ikke opfylder beskæftigelseskravet.
• At betale Barsel.dk-bidraget for sent. Det kan modregnes i refusionen.

Ofte stillede spørgsmål

Skal jeg betale løn, når min ansatte går på barsel?

Kun hvis funktionærloven, en overenskomst eller kontrakten giver ret til det. Funktionærer har ret til halv løn fra orlovens start til 14 uger efter fødslen. Fædre har ingen lovbestemt ret til løn.

Hvor meget refusion kan jeg få i 2026?

Op til 137,43 kr. i timen fra Udbetaling Danmark og fra 1. juli 2026 op til 111,09 kr. fra Barsel.dk, i alt 248,52 kr. i timen for højst 37 timer om ugen.

Hvad er NemRefusion?

Den digitale løsning på virk.dk, hvor arbejdsgivere indberetter barsel og søger refusion, og hvor selvstændige søger barselsdagpenge.

Hvornår skal jeg søge refusion?

Senest 8 uger efter medarbejderens sidste lønnede orlovsdag. Du kan søge løbende, kvartalsvis eller samlet efter orloven.

Skal jeg søge refusion hos Barsel.dk?

Nej. Barsel.dk får automatisk oplysningerne fra Udbetaling Danmark og udbetaler kvartalsvis til din NemKonto.

Får jeg refusion for far eller medmor?

Ja, hvis du betaler løn, og han eller hun har ret til barselsdagpenge. Barsel.dk dækker 7 uger efter fødslen plus de fællesuger, han eller hun holder.

Må jeg fyre en medarbejder på barsel?

Ikke på grund af graviditet eller barsel. I graviditeten, orloven og varslingsperioderne skal du bevise, at afskedigelsen har en anden årsag.

Kort sagt

• Din medarbejder har altid ret til orlov. Løn afhænger af funktionærloven, overenskomst og kontrakt.
• Indberet altid orloven i NemRefusion fra første orlovsdag, også uden løn.
• Betaler du løn, kan du få op til 137,43 kr. i timen fra Udbetaling Danmark og op til 111,09 kr. fra Barsel.dk (fra 1. juli 2026).
• Søg refusion senest 8 uger efter sidste lønnede orlovsdag. Barsel.dk kommer automatisk.
• Barsel.dk-bidraget er 550 kr. pr. fuldtidsansat pr. kvartal i 2026. DA Barsel har egne satser.
• Afskedigelse under graviditet og barsel kræver, at du kan bevise en anden årsag.